Hoe Havenbedrijf Rotterdam de kosten voor bedrijfskleding kon halveren
Niet inkoopprijs, maar levensduur van bedrijfskleding bepalend voor besparing
In het verleden kregen medewerkers van Havenbedrijf Rotterdam ieder jaar bestelrechten in de vorm van punten om voor 800 euro aan bedrijfskleding bestellen. Dit zorgde voor een bestelpiek aan het einde van het boekjaar om deze op te maken. Daardoor waren er bestellingen die niet per se aansloten bij de behoefte en was er ook verspilling van werkkleding die nog goed was. Deze aanschafimpuls werd bestreden door deze punten, en daarmee kleding, op een andere manier uit te geven. Slimme data-analyse zorgde voor intern draagvlak.
De oplossing
In plaats van een standaard uitgifte per jaar is er overgestapt naar twee motto’s: ‘nieuw voor oud’ en ‘kleden naar behoefte’. Daarmee wordt dus niet meer gestuurd op de laagste inkoopprijs om de kosten per jaar per medewerker te drukken, maar op de totale levensduurkosten en het materiaalverbruik.
Het havenbedrijf heeft het puntensysteem behouden, maar zet het wel op een andere manier in (‘Rethink’ op de R-ladder). Zo ging dat:
1) Medewerkers kunnen pas een vervangend kledingstuk aanvragen nadat het oude exemplaar is ingeleverd én het levensduurcertificaat is verlopen. Na inlevering worden automatisch nieuwe bestelrechten (punten) toegekend.
2) Daarnaast zijn kledingpakketten samengesteld gebaseerd op wat nodig is per functie en draagfrequentie.
Voor beide manieren is inzicht in de levensduur van items belangrijk. Daarom koos Havenbedrijf Rotterdam voor een datagedreven aanpak om het benodigde inzicht te krijgen. Hoe werkte dat voor medewerkers en leveranciers?
Datagedreven aanpak: medewerkers
Bedrijfskleding wordt gevolgd met een barcode, geprint op doek. Een barcode geprint op doek is gunstig voor circulariteit: het hoeft niet gescheiden te worden voor hoogwaardige verwerking. Medewerkers leveren de kleding na het dragen in bij een locker, waarna het centraal gereinigd wordt. Bij iedere inlevering wordt de barcode geregistreerd door een fotolaser; een fotolaser kan de barcode met beschadigingen nog steeds aflezen.
Door de barcode op doek is het mogelijk data te verzamelen over de bedrijfskleding. Het volgende wordt bijgehouden:
- aantal reinigingen;
- aantal reparaties;
- gebruiksfrequentie;
- ongebruikte kleding;
- levensduur per artikel;
- verschillen tussen afdelingen.
Alle kleding heeft een levensduurcertificaat. Als dit certificaat verloopt krijgt de medewerker een notificatiemail om de kleding in te leveren in een locker. Is dat gedaan? Dan worden er punten bijgeschreven voor het bestellen van een nieuw item.
De kwaliteit wordt in de gaten gehouden door middel van een nulmeting: per kledingbatch is er een item beschikbaar dat niet wordt gebruikt. Zo kan je verifiëren hoe snel een item slijt.
En door in te zamelen, te registreren en te rapporteren naar de organisatie krijgt Havenbedrijf Rotterdam een beter beeld over hoeveel bedrijfskleding nu echt in omloop is en hoeveel er bij medewerkers nog nieuw in de kast hangt. Dat laatste moet natuurlijk worden voorkomen.
Datagedreven aanpak: leveranciers
De combinatie van gebruiksdata, reinigingsdata en levensduurmetingen maakt het ook mogelijk om afspraken met leveranciers te monitoren en waar nodig bij te sturen. Met de leverancier zijn contractuele afspraken gemaakt over:
- kwaliteitseisen;
- levensduurverwachtingen van artikelen;
- reiniging;
- herstelwerkzaamheden;
- vervanging;
- registratie.
Resultaat
Het nieuwe puntensysteem heeft geleid tot minder bestellingen en een lagere milieu-impact. Per batch kon de levensduur aangepast worden: door de gebruiksdata te volgen bleek een jas geen drie maar twee jaar mee te gaan, terwijl andere kleding juist langer gebruikt kon worden.
Het leverde een kostenbesparing op van 53%. Deze winst is in de eerste 2 jaar van de overeenkomst gebruikt om de ketendichtheid, de rapportage en digitalisering te financieren. In de 6 jaar daarna heeft het voor een duidelijke besparing gezorgd.
Succesfactoren
Wat maakt een datagedreven aanpak succesvol? Intern was er na verloop van tijd weinig weerstand om van het puntensysteem naar het ‘kleden naar behoefte’-systeem over te stappen. Daar zijn drie redenen voor:
- medewerkers krijgen nog steeds kleding wanneer ze die nodig hebben: ze ervoeren gemak en konden hun werk altijd in de juiste kwaliteit verrichten
- het systeem wordt niet gepresenteerd als bezuiniging maar als voorziening;
- beslissingen konden beter worden onderbouwd met data;
- de financiële besparingen;
- beter inzicht in de afvalstroom (en dus CO2-besparingen) van het bedrijf.
Aandachtspunten
Door dit systeem kunnen ook discussies met leveranciers en keuzes over benodigde
hoeveelheden en levensduur onderbouwd worden met data. Daarvoor is het wel van
belang om prestatie- en levensduurafspraken met leveranciers vast te leggen.
Door de datagedreven aanpak moet je ook rekening houden met de privacywetgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Havenbedrijf Rotterdam lost dit op door rapportages op afdelingsniveau te gebruiken en niet voor beoordeling van individuele medewerkers.
Samenvatting
- Stuur op levensduurkosten in plaats van aanschafprijs;
- Gebruik gebruiksdata om assortiment en hoeveelheden te optimaliseren;
- Monitor werkelijke draagfrequentie en stel levensduren bij;
- Onderbouw keuzes met data in plaats van aannames.
